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Como parar de adiar tarefas com a técnica pomodoro?

Com a Técnica Pomodoro, suas tarefas serão mais fáceis de resolver.

Sei que no mundo de hoje estamos rodeados de tarefas. Nossas 24 horas por dia parecem não ser suficientes para resolvermos tudo que propomos a nós mesmos e com isso deixamos muitos afazeres para depois. Já fiz muito isso. Sei como funciona. Fazemos uma lista de tarefas e metas a cumprir, agendamos o dia e quando chega o tal dia, deixamos para o dia seguinte, e depois, e depois…

Na minha busca de como resolver tal problema, achei a Técnica Pomodoro. E com ela, resolvi várias pendências que ficavam “acumuladas para o dia seguinte”. Utilizo esse método em várias tarefas que são simples de resolver. Até mesmo as que preciso concluir para atingir alguma meta que estipulei e desta forma eliminar a procrastinação. Abaixo explico melhor sobre a Técnica Pomodoro, como utilizo e minha opinião sobre ela.

 

A técnica foi criada pelo italiano Francesco Cirillo. Seu nome vem de “Tomate” que em italiano significa Pomodoro. Em analogia ao timer em formato de tomate.

 

Quais os maiores benefícios?

Manter o foco em uma tarefa, sem interrupções internas (aquelas que vem de você) e interrupções externas (fatores que não dependem de você, tipo: e-mail, ligação, etc);

Evitar a procrastinação;

Conhecer melhor o tempo necessário para execução de uma determinada tarefa.

 

O que é necessário para fazer?

Um timer – que você utilizará para marcar os tempos de trabalho (pomodoro) e de descanso.

Uma lista de tarefas a executar (você precisa saber o que fazer para que a técnica funcione).

 

Como fazer?

Você deve estipular um tempo de 25 minutos no timer (o chamado pomodoro) para realizar cada tarefa.

 

Após a execução da primeira tarefa, você deve tirar de 3 a 5 minutos de descanso, para que o seu cérebro descanse e se desligue da atividade executada.  Após o descanso, inicie mais um pomodoro (seja para completar a tarefa anterior, ou iniciar uma nova)

Ao término de 4 pomodoros (no tempo de 25 min cada), o intervalo de descanso deve ser maior, entre 20 e 30 minutos.

 

Observações importantes:

Não se envolva em nenhuma atividade neste período de descanso. Ele é pequeno, mas suficiente para você beber um café, pensar na vida, relaxar, enfim.

O Pomodoro não deve ser interrompido, as marcas de 25 minutos devem ser somente de trabalho.

O Pomodoro não pode ser dividido, não existe metade de um Pomodoro, por exemplo.

 

Como utilizo e minha opinião sobre a técnica?

Não utilizo a técnica para tudo na minha vida, no geral utilizo a técnica em três situações:

1ª Quando fico adio uma tarefa há pelo menos 2 dias (número máximo que estipulei para mim, não tendo nenhuma ligação com a técnica)

Neste caso eu quebro normalmente a tarefa em outras pequenas atividades e utilizo o método pomodoro, e assim consigo encerrar a tarefa que fiquei adiando. Vale também para etapas que tenho que seguir para atingir uma meta.

 

2ª Quando irei realizar uma tarefa nova.

Desta forma me auxilia a contabilizar o tempo gasto em cada atividade de maneira bem simples.Contabilizo quantos pomodoros eu utilizei e no fim saberei o tempo necessário para a atividade.

 

Para atividades rotineiras com prazo.

Presto serviço fixamente em uma empresa, com serviços não relacionados com a organização. Por esta razão, preciso tratar de tarefas internas nela. Normalmente quando tenho muitas a realizar, após a selecionar a prioridade delas, utilizo a técnica para evitar interrupções internas e externas e desta forma concluir com êxito as tarefas que programei para meu dia.

 

Minha opinião é que a Técnica Pomodoro funciona muito bem para evitar a procrastinação de tarefas simples de resolver e principalmente, conhecer mais sobre o tempo do meu trabalho.

Uma vez que domino as atividades que listei e realizei utilizando a técnica, acabo não me preocupando muito em utilizá-la, ela tem algumas limitações para mim.

Como exemplo do que estou falando, é uma tarefa que requer muito raciocício e que dure mais de 25 minutos. Fica díficil se concentrar e retomar a linha de raciocício após uma pausa, mesmo que pequena.

Evitar interrupções externas também é um caso que não depende de nós, como evitar falar com um cliente que lhe solicita, por exemplo? Ou uma reunião que surgiu de emergência enquanto você está em um pomodoro?

Em casos do tipo acima, minha recomendação para quem é iniciante e não tem nenhum método de produtividade, é seguir à risca a Técnica o máximo que  puder e ir se conhecendo, e a partir de então, adaptar a Técnica Pomodoro caso prefira ou então buscar outro método que lhe atenda de melhor forma.

 

Você já utiliza a Técnica Pomodoro? Utiliza alguma outra técnica? Me diz qual, nos comentários. Vou amar conhecer.

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desapegar de livros

Desapegar de Livros. É possível?

Desapegar de livros é sempre um tema polêmico. Há pouco mais de um ano, mudei meus hábitos de leitura. Troquei os livros físicos pelos digitais do Kindle, para ser mais exata. Foi um dos melhores hábitos que criei na minha vida. E cito o porquê:

  • Muito mais leve – Gosto de ler durante os trajetos dos lugares que vou (dentro do trêm, metrô, ônibus, táxi,  uber…) o que me permite não carregar mais peso.
  • A leitura no formato digital é tão confortável quanto a leitura no papel – A tela dos leitores digitais são foscas, lembrando um papel mesmo sabe? E isso facilita a leitura. É totalmente diferente do que ler em celular e tablets.
  • Posso andar com vários livros ao mesmo tempo – Isso é ótimo para uma viagem em que você leva alguns livros para ler, sem acrescentar peso à sua bagagem e com isso, evitar pagar a mais ou deixar de levar algum livro que queira.
  • Os e-books, como são chamados os livros digitais, são em geral mais baratos que os livros físicos.

 

Bem esses foram os motivos que me motivaram a trocar o tipo de livro. Daí você pode pensar, o que você fez com os livros  físicos que tinha?

Alguns desapeguei, simples assim, sem dor na alma. E por que desapeguei? Doei por um bem maior. Explico:

Uma amiga, que é professora do município, desenvoveu um projeto na escola que trabalha. O projeto é chamado Sala de Leitura, onde ela conseguiu doação de livros de várias pessoas e montou uma mini biblioteca de leitura. Isso possibilitou o acesso à leitura para crianças e adolescentes que não tinham condições de comprar. É ou não um ótimo motivo para desapegar?

 

Dificilmente lemos um livro mais de uma vez, salvo quando amamos tanto o livro que retomamos a leitura. Mas isso em geral não é o que acontece. Então pra que manter um livro parado na sua estante, podendo ele estar seguindo um fluxo super positivo.

 

Os livros relacionados ao tema de organização, mantive os físicos. Ainda hoje, compro em meio físico. Pelo simples fato de estarem relacionados ao trabalho e para mim é importante como fonte de consulta e pesquisa. Muitos deles são ilustrados e coloridos, o que não é possível em um e-book. Fora que gosto de fazer anotações e marcações neles.

 

Eu também tinha alguns livros relacionados à engenharia duplicados pois meu marido assim como eu, é engenheiro mecânico e quando fazíamos faculdade éramos solteiros, qual o resultado após o casamento? Livros duplicados no mesmo espaço. Para esses livros, fiz anúncios de venda no site Estante Virtual, que é uma espécie de sebo online. Os demais assim como os de organização, mantenho físicos pois são de consulta e pesquisa para meu marido e eu.

 

Podemos concluir que é possivel sim, desapegar de livros. Basta encontrar o seu motivo.

 

Os meus motivos para desapegar dos livros foram diversos:

Passar a ter mais espaço em casa e manter o escritório mais clean, com isso achar mais facilmente os livros que preciso.

Participar de um projeto social que me deixou bem feliz com o resultado.

Ganhar uma grana para comprar algo mais necessário com a venda dos livros de engenharia.

Adquirir um método novo de leitura, que me deixa bem mais disposta a ler e acabar lendo mais do que antes.

 

E aí vamos praticar o desapego? Encontre seu motivo para desapegar. Depois me conte como foi o processo e seus motivos. Vou amar saber.

Beijos e até breve.

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Como organizar documentos e arquivos pessoais?

Quer saber como organizar documentos e arquivos pessoais? Este post vai te ajudar!

Sempre fui organizada com meus papeis e documentos. Pelo fato de eu trabalhar com Sistema de Gestão da Qualidade, sempre tive bom relacionamento com arquivos e documentos, até porque a própria norma utilizada, nos fornece uma boa diretriz.

Meus documentos e arquivos pessoais também sempre receberam bom tratamento. Sempre que precisava, os achava facilmente. Porém mesmo meu sistema sendo eficaz, era pouco prático. Eu não tinha o mesmo volume de arquivos que no trabalho para dar a mesma tratativa, mas em contrapartida tinha certeza que a gestão deles não estava das melhores.

Eu utilizava uma pasta do tipo A-Z, e nela continha todos os documentos e arquivos, que eu necessitava manter fisicamente. Até que conheci o trabalho do Tadeu Motta, O Organizador, e tive a oportunidade de fazer um curso que ele ministrou no RJ para Personal Organizers.

Este curso me abriu a mente para o sistemas de arquivamentos que eu utilizava. Pude aprimorar o que já sabia sobre sistemas de arquivos, aprender muito, e conhecer novas técnicas de arquivamento. E após o curso, fiquei cheia de gás para colocar em prática o que aprendi e com isso, reformulei de maneira bem simples meu sistema de arquivamento pessoal, que é como utilizo hoje, e resolvi compartilhar com vocês. Segue um exemplo do meu sistema, espero que ajude você, leitora/leitor a tomar como base para montar o seu sistema.

 

1º Primeiro passo, é definir uma sistemática de organização. Utilizei a Taxonomia, conforme aprendi no curso. Quem é biólogo, rapidamente fará uma correlação, mas para quem não é, o dicionário explica que a Taxonomia é a Teoria ou nomenclatura das descrições e classificações científicas. Fonte: https://www.priberam.pt/dlpo/taxonomia

O estudo científico responsável por determinar a classificação sistemática de diferentes coisas em categorias. Fonte: https://www.significados.com.br/taxonomia/

É basicamente correlacionar as diferentes áreas de sua vida. No exemplo que fiz para mim, criei através de um mapa mental, onde listo estas áreas, me colocando no centro do mapa mental e listando as áreas, como se fossem categorias, e em cada uma das categorias, as sub-categorias. Conforme a figura

mapa mental

 

2º Passo – É organizar os arquivos e documentos, conforme a categorização feita através da Taxonomia. No meu caso, fiz através de sistema de pastas suspensas com lombo e pastas intercaladoras. Onde cada categoria é uma pasta suspensa com lombo e dentro de cada pasta suspensa, a pasta intercaladora faz o papel das sub-categorias. Daí é só arquivar os arquivo correspondentes dentro da pasta intercaladora, e as pastas intercaladoras dentro da pasta suspensa. Como exemplo, utilizei a categoria “Educação”, para exemplificar.

 

 

Conforme minha taxonomia, você pode notar que existem 4 subcategorias. São elas: Ensino Médio/Tec. Metrologia, Engenharia Mecânica, PO (Personal Organizer) e Idiomas. Sendo cada uma representada por uma pasta intercaladora e mantendo assim dentro de cada uma delas, seus respectivos documentos, por exemplo: certificados e históricos. Após isso, foram dispostos em uma pasta suspensa com lombo e depois, arquivados. No meu caso, utilizei uma Matela organizadora da Dello, que serviu perfeitamente para a quantidade de arquivos que possuo.

Este mesmo raciocínio utilizei para as demais categorias e da mesma forma realizei nos arquivos digitais. Com isso, finalizo o processo de arquivamento dos documentos e arquivos pessoais.

E você, como faz? Dúvidas? Escreva nos comentários. Terei um prazer em auxiliar.

 

 

 

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