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Como organizar documentos e arquivos pessoais?

Quer saber como organizar documentos e arquivos pessoais? Este post vai te ajudar!

Sempre fui organizada com meus papeis e documentos. Pelo fato de eu trabalhar com Sistema de Gestão da Qualidade, sempre tive bom relacionamento com arquivos e documentos, até porque a própria norma utilizada, nos fornece uma boa diretriz.

Meus documentos e arquivos pessoais também sempre receberam bom tratamento. Sempre que precisava, os achava facilmente. Porém mesmo meu sistema sendo eficaz, era pouco prático. Eu não tinha o mesmo volume de arquivos que no trabalho para dar a mesma tratativa, mas em contrapartida tinha certeza que a gestão deles não estava das melhores.

Eu utilizava uma pasta do tipo A-Z, e nela continha todos os documentos e arquivos, que eu necessitava manter fisicamente. Até que conheci o trabalho do Tadeu Motta, O Organizador, e tive a oportunidade de fazer um curso que ele ministrou no RJ para Personal Organizers.

Este curso me abriu a mente para o sistemas de arquivamentos que eu utilizava. Pude aprimorar o que já sabia sobre sistemas de arquivos, aprender muito, e conhecer novas técnicas de arquivamento. E após o curso, fiquei cheia de gás para colocar em prática o que aprendi e com isso, reformulei de maneira bem simples meu sistema de arquivamento pessoal, que é como utilizo hoje, e resolvi compartilhar com vocês. Segue um exemplo do meu sistema, espero que ajude você, leitora/leitor a tomar como base para montar o seu sistema.

 

1º Primeiro passo, é definir uma sistemática de organização. Utilizei a Taxonomia, conforme aprendi no curso. Quem é biólogo, rapidamente fará uma correlação, mas para quem não é, o dicionário explica que a Taxonomia é a Teoria ou nomenclatura das descrições e classificações científicas. Fonte: https://www.priberam.pt/dlpo/taxonomia

O estudo científico responsável por determinar a classificação sistemática de diferentes coisas em categorias. Fonte: https://www.significados.com.br/taxonomia/

É basicamente correlacionar as diferentes áreas de sua vida. No exemplo que fiz para mim, criei através de um mapa mental, onde listo estas áreas, me colocando no centro do mapa mental e listando as áreas, como se fossem categorias, e em cada uma das categorias, as sub-categorias. Conforme a figura

mapa mental

 

2º Passo – É organizar os arquivos e documentos, conforme a categorização feita através da Taxonomia. No meu caso, fiz através de sistema de pastas suspensas com lombo e pastas intercaladoras. Onde cada categoria é uma pasta suspensa com lombo e dentro de cada pasta suspensa, a pasta intercaladora faz o papel das sub-categorias. Daí é só arquivar os arquivo correspondentes dentro da pasta intercaladora, e as pastas intercaladoras dentro da pasta suspensa. Como exemplo, utilizei a categoria “Educação”, para exemplificar.

 

 

Conforme minha taxonomia, você pode notar que existem 4 subcategorias. São elas: Ensino Médio/Tec. Metrologia, Engenharia Mecânica, PO (Personal Organizer) e Idiomas. Sendo cada uma representada por uma pasta intercaladora e mantendo assim dentro de cada uma delas, seus respectivos documentos, por exemplo: certificados e históricos. Após isso, foram dispostos em uma pasta suspensa com lombo e depois, arquivados. No meu caso, utilizei uma Matela organizadora da Dello, que serviu perfeitamente para a quantidade de arquivos que possuo.

Este mesmo raciocínio utilizei para as demais categorias e da mesma forma realizei nos arquivos digitais. Com isso, finalizo o processo de arquivamento dos documentos e arquivos pessoais.

E você, como faz? Dúvidas? Escreva nos comentários. Terei um prazer em auxiliar.